Politique de confidentialité

1. Qui est responsable de vos données

MAXKEN, situé à Bureau 3, 34 place du Général de Gaulle, 59800 Lille, France, est responsable du traitement des données utilisées pour gérer le site mailcontact, les comptes, la facturation, l’assistance, la liste d’attente et la sécurité du service. Contact : Afficher l’adresse email pour les questions de confidentialité. Les informations de notre entreprise figurent dans les mentions légales.

Pour les messages reçus dans la boîte d’un projet client, le client détermine la finalité de la collecte et est normalement responsable du traitement. MAXKEN traite le contenu pour son compte afin de recevoir, stocker et livrer les messages et notifications configurées.

Le accord de traitement des données régit ce traitement pour les clients soumis au droit des données personnelles. Lorsqu’une agence agit pour un client, celui-ci peut être responsable du traitement et l’agence sous-traitante ; elle doit être autorisée à désigner MAXKEN et configurer les destinataires.

Si vous avez rempli un formulaire ou écrit à une adresse de projet, contactez d’abord l’organisation qui le gère à propos de l’utilisation de votre message. Sa politique de confidentialité s’applique. Nous pouvons aider à identifier le titulaire du compte et lui transmettre une demande sans divulguer les informations d’autres utilisateurs.

2. Données traitées

• Informations du compte : nom, email, image de profil si fournie, empreinte du mot de passe, statut de vérification, offre, rôle et dates de création. Les mots de passe ne sont pas stockés en clair. Si choisie et disponible, la connexion Google fournit un identifiant et des informations de profil comme le nom, l’email et l’image ; nous ne recevons pas votre mot de passe Google.
• Facturation : offre choisie, références Stripe de client, abonnement et paiement, statut de paiement et reçus des packs. Stripe collecte nom, email, adresse de facturation, numéro fiscal et paiement. mailcontact ne reçoit ni ne stocke votre numéro de carte complet.
• Preuve du contrat : version et copie immuable du document, date d’accord, méthode d’inscription, référence d’achat, acceptation Stripe et demande expresse d’activation immédiate. Une rétractation enregistre identité, achat, déclaration et heure d’envoi, avec accusé email.
• Authentification : identifiants de session, dates d’expiration, IP et navigateur, enregistrements de vérification et réinitialisation de mot de passe.
• Boîtes de projet et réponses : noms de projet, identifiants de formulaire, adresses de projet, coordonnées des expéditeurs et destinataires, objets, messages reçus et réponses, identifiants de regroupement des conversations, dates, statuts de lecture et de livraison. Le contenu provient des titulaires, visiteurs et expéditeurs.
• Notifications : adresses de destination ou URL de webhook, état de livraison, tentatives, horodatages et résumés d’erreur. Lorsqu’elles sont activées, les destinations reçoivent les coordonnées de l’expéditeur et le contenu du message.
• Boîtes partagées : adresses email des invitations, invitant, destinataire, rôle, dates d’acceptation et adhésions. Les membres acceptés accèdent aux contenus selon leur rôle, y compris aux conversations antérieures.
• Connexions aux assistants IA : identifiants clients, permissions accordées, enregistrements de connexion et jetons, empreintes des clés API, expiration et informations d’utilisation. Les assistants reçoivent les données de conversation renvoyées par les outils autorisés et ne peuvent envoyer des réponses qu’avec la permission correspondante.
• Contact et liste d’attente : votre email, le nom éventuellement fourni, le message et les informations techniques traitées par le fournisseur de formulaire.
• Sécurité et fonctionnement : métadonnées de requête, compteurs de débit, totaux d’utilisation, déduplication des emails et journal des modifications administratives des comptes.
• Prévention des abus par email : les règles locales identifient les emails d’authentification répétitifs grâce à l’objet, au contenu et aux en-têtes d’automatisation. Les signaux du compte conservent domaines expéditeurs, indicateurs de classification et horodatages. Les messages suspects peuvent être retenus séparément, avec un contenu accessible uniquement aux administrateurs autorisés pour examen. Les décisions d’examen et de suspension sont journalisées avec leur motif, sans recopier le contenu dans le journal d’audit.
• Statistiques des pages publiques : pages vues, clics sortants et interactions configurées, avec traitement des informations de navigateur, appareil et requête par le service d’analyse.
• Provenance de l’inscription : source UTM, medium, campagne, contenu et terme présents à l’arrivée sur un formulaire de compte, chemin du formulaire, domaine référent disponible et date de capture. Ils sont associés au compte à sa création pour les rapports d’inscription et d’activation. Nous ne conservons ni URL référente complète, paramètres sans rapport ou historique de navigation. Cette attribution n’est pas transmise à OpenPanel.
• Attribution facultative sur 30 jours : si vous acceptez, un cookie mémorise une source d’acquisition pendant 30 jours maximum. Il peut renseigner la source d’une inscription ultérieure si aucune provenance n’est disponible sur le formulaire du compte.

Les champs du compte sont nécessaires pour créer et sécuriser votre espace de travail. Une adresse de contact permet de vous répondre, et une adresse de liste d’attente d’envoyer l’annonce de lancement demandée. Les champs facultatifs et destinations de notification relèvent de votre choix. Évitez d’envoyer des données inutiles à la finalité du message.

3. Finalités et bases légales

• Fourniture du compte et du service : exécution de notre contrat avec vous, notamment l’authentification, les boîtes et les emails de service. Pour une organisation, la gestion du compte répond aussi à notre intérêt légitime de fournir son service.
• Facturation et taxes : exécution du contrat d’achat, gestion des abonnements et incidents de paiement, et respect des obligations comptables et fiscales.
• Réponse aux demandes : mesures précontractuelles demandées, ou notre intérêt légitime à répondre à l’assistance et aux autres correspondances.
• Nouvelles de la liste d’attente : votre consentement lors de la demande de nouvelles du lancement. Retirez-le en nous contactant ; la liste d’attente ne vous inscrit pas à d’autres communications.
• Sécurité et prévention des abus : nos intérêts légitimes de protection des comptes, de prévention du spam et de disponibilité du service.
• Mesure d’audience : comprendre l’utilisation des pages publiques et améliorer le site. Si applicable, notre intérêt légitime à mesurer l’audience est la base ; toute opération soumise à consentement nécessite une base distincte.
• Provenance de l’inscription : comprendre les campagnes et sites référents menant aux inscriptions et activations. Vous pouvez vous opposer ou demander le retrait en contactant Afficher l’adresse email.
• Mémoriser une source pendant 30 jours : votre consentement facultatif. Refuser empêche cette mémorisation prolongée sans retirer les paramètres de campagne déjà présents dans un lien d’inscription actuel.
• Demandes juridiques et réclamations : respect des obligations applicables et, si nécessaire, notre intérêt légitime à établir ou défendre des droits en justice.

Le client choisit la base légale de collecte pour ses projets. Nous ne vendons pas les données, n’utilisons pas le contenu des boîtes pour la publicité et n’entraînons pas de modèles IA avec. Les assistants connectés suivent leurs réglages et politiques. Accepter le service ne vaut pas consentement au suivi ou marketing facultatif.

4. Destinataires et prestataires

Les données sont accessibles au propriétaire du compte, aux membres acceptés des boîtes partagées selon leur rôle, au personnel autorisé qui en a besoin pour exploiter ou assister le service, et aux fournisseurs impliqués dans la fonction concernée. Nous pouvons aussi divulguer des informations si une obligation légale valide l’exige.

• OVHcloud: hébergement de l’application, de la base de données et de l’infrastructure mail de l’exploitant. Informations OVHcloud sur la protection des données.
• Cloudflare: Le DNS, le proxy HTTPS et le CDN pour mailcontact.app impliquent les adresses IP, les métadonnées de requête et les données transmises à l’application, notamment les formulaires et requêtes des boîtes. Les scripts publics et fichiers statiques peuvent être mis en cache ; les API et pages privées évitent le cache partagé. Email Routing reçoit et transfère aussi les emails destinés aux adresses de projet sur mailcontact.cc vers notre infrastructure mail, avec leur contenu et leurs métadonnées de routage. Cloudflare fournit aussi le DNS et les redirections de ce domaine. Politique de confidentialité Cloudflare.
• Postal, hébergé chez OVHcloud : notre service mail reçoit les emails de projet transférés et livre les vérifications de compte, réinitialisations de mot de passe, notifications activées et réponses envoyées depuis les boîtes. Il traite adresses d’expéditeur et destinataire, contenus, identifiants de conversation et informations de livraison.
• Scaleway: stockage hors site des sauvegardes Postal chiffrées, y compris des données mail qu’elles contiennent. Informations de confidentialité Scaleway.
• Stripe: Checkout, Billing, Tax et le portail client traitent les informations de paiement et de facturation pour les achats, les abonnements, les factures, les taxes et la prévention de la fraude. Stripe agit en tant que responsable du traitement ou sous-traitant selon l’activité. Politique de confidentialité Stripe.
• Formspree: traitement des demandes antérieures de liste d’attente. Le formulaire de contact utilise mailcontact lui-même. Politique de confidentialité Formspree.
• Google, si vous choisissez cette connexion : authentifie votre compte Google et fournit les données de profil nécessaires à la connexion. Google applique sa propre politique de confidentialité. Cette connexion ne donne pas à MailContact accès à vos messages Gmail ni à vos fichiers Drive.
• OpenPanel, auto-hébergé par l’exploitant : mesure d’audience sur les pages publiques, via openpanel.superposed.io et tools-openpanel.superposed.io. Il s’agit de notre propre déploiement d’analyse, et non du service OpenPanel hébergé. Il n’est pas chargé dans les interfaces du compte ou des boîtes.
• Destinations activées : Discord, Slack et les services de webhook personnalisés reçoivent les données de notification. Les personnes ayant accès aux canaux peuvent les lire. Ces services peuvent agir selon leurs propres conditions et ne sont pas tous des sous-traitants désignés par MAXKEN.
• Assistants que vous connectez : les services comme ChatGPT, Claude ou un client MCP reçoivent les données que vous les autorisez à récupérer. Le fournisseur, les réglages du compte et ses conditions de confidentialité déterminent les traitements ultérieurs, dont la conservation et l’amélioration des services. MAXKEN n’exploite pas ces assistants et ne définit pas leurs politiques de données.

Activez seulement les intégrations adaptées aux données collectées. Retirer une destination ou supprimer une boîte ne rappelle pas les messages livrés à un autre service.

5. Traitements internationaux

Héberger l’application principale chez un fournisseur européen ne signifie pas que toutes les opérations ont lieu en Europe. Cloudflare, Stripe, Google, Formspree, les assistants connectés et services de notification peuvent traiter les données à l’international, y compris hors de l’Espace économique européen.

Les transferts soumis au RGPD nécessitent une décision d’adéquation ou des garanties adaptées, comme les clauses contractuelles types européennes, avec les mesures supplémentaires nécessaires. Les liens fournisseurs décrivent leurs modalités. Contactez Afficher l’adresse email pour demander des informations ou une copie des garanties applicables aux traitements pour notre compte. Pour votre propre destination, vérifiez aussi l’accord avec ce fournisseur.

6. Cookies, préférences et mesure d’audience

Préférence de langue Un cookie essentiel mémorise la langue choisie pendant un an au maximum. Cette préférence est aussi enregistrée dans votre compte pour les emails du service. Vous pouvez changer de langue à tout moment depuis le menu de langue.

Cookies d’authentification maintiennent votre session connectée. Les sessions sont valables sept jours et peuvent être renouvelées pendant l’utilisation. Se déconnecter révoque la session actuelle. Bloquer ces cookies essentiels peut empêcher la connexion.

Préférences du navigateur, comme le thème de couleur choisi, peuvent rester sur votre appareil jusqu’à leur modification ou l’effacement des données du site dans votre navigateur.

Liens d’inscription actuels : les paramètres de campagne sont transmis dans les liens entre les pages publiques jusqu’à un formulaire de compte. Cette transmission n’utilise ni cookies, ni localStorage, ni sessionStorage, ni identifiant visiteur. Avec la connexion Google, la provenance est conservée dans l’état d’authentification côté serveur pendant dix minutes maximum, puis consommée par le retour de connexion. Les cookies d’authentification essentiels restent distincts. La provenance peut être absente si le navigateur omet le site référent ou si le lien n’inclut pas de paramètres de campagne.

Cookie facultatif de 30 jours : uniquement après Accepter, un cookie signé interne mémorise la première source disponible pendant 30 jours maximum, sans prolongation à chaque visite. À l’inscription, la provenance courante est prioritaire ; la source mémorisée n’est utilisée qu’à défaut. Un cookie de préférence distinct garde Accepter ou Refuser pendant 180 jours. Refuser supprime le cookie de 30 jours et arrête la mémorisation prolongée. En étant connecté, cela retire aussi l’attribution issue de cette source ; la provenance courante est distincte. Si vous vous êtes inscrit mais êtes déconnecté, reconnectez-vous et choisissez Refuser ou contactez-nous pour retirer l’attribution mémorisée.

Modifier les préférences d’attribution de 30 jours

Statistiques OpenPanel est auto-hébergé et sans cookies. Il produit des statistiques anonymes sur les pages publiques : pages vues, clics sortants, catégories de navigateur et d’appareil, et interactions configurées. Nous n’identifions pas les visiteurs par leur compte MailContact et n’envoyons ni noms, ni emails, ni contenu des boîtes aux statistiques. Le script n’est pas chargé dans le compte ni les boîtes privées.

OpenPanel peut traiter temporairement l’IP et les informations du navigateur pour produire un identifiant visiteur renouvelé quotidiennement. Il est distinct d’un cookie de suivi ou d’un identifiant de compte permanent. La mesure d’audience sert aux statistiques propres au site de l’exploitant, sans publicité ni suivi intersites. Contactez Afficher l’adresse email pour vous opposer ou poser une question sur ce traitement. Les cookies essentiels sont distincts de l’analyse.

7. Conservation et suppression

• Données du compte et des boîtes : les données de compte et de projet sont conservées pour fournir le service jusqu’à une demande de suppression ou la suppression des données concernées. Les messages Free expirent 30 jours après réception. Pro et Plus n’appliquent aucune expiration automatique tant que l’accès payant est actif. À sa fin, l’historique existant est préservé pendant 30 jours à compter de la date effective de fin ; ensuite, les messages de plus de 30 jours et leurs réponses associées peuvent être supprimés par le nettoyage horaire du worker. Un réabonnement avant la suppression interrompt cette expiration. Vous pouvez supprimer des messages et projets à tout moment ; contactez-nous pour supprimer votre compte.
• Provenance de l’inscription : les informations associées à l’inscription restent liées au compte jusqu’à demande de retrait ou suppression du compte. L’attribution issue de la source facultative mémorisée est aussi supprimée si vous retirez ce consentement en étant connecté. Seuls les administrateurs autorisés consultent les rapports d’acquisition. Le cookie facultatif expire après 30 jours.
• Documents de facturation : conservés pour les achats et abonnements, puis selon les obligations comptables, fiscales et de litige. Clôturer le compte n’efface pas les documents obligatoires. Stripe applique ses propres durées aux informations dont il est responsable.
• Accords et rétractations : la preuve d’inscription reste liée au compte. Les preuves d’achat et rétractation sont conservées selon les obligations comptables et pour établir ou défendre des droits. Les archives contractuelles sans données client restent disponibles par version. Confirmations et accusés sont conservés pour attester du contrat et de la réception des demandes.
• Notifications : les journaux de livraison de l’application associés à un message sont supprimés avec lui ; ceux associés à une destination sont supprimés avec elle. Les copies conservées par les destinataires suivent leurs propres règles de conservation.
• Déduplication des emails : une empreinte de livraison est conservée jusqu’à la suppression du projet, même après suppression du message d’origine, pour éviter qu’une nouvelle tentative d’envoi d’email le recrée. Les totaux d’utilisation restent associés à l’espace de travail et ne contiennent pas le corps des messages.
• Signaux d’abus par email et quarantaine : les enregistrements peuvent être supprimés après 30 jours par le nettoyage horaire. Libérer ou supprimer un email efface immédiatement son contenu de quarantaine ; un email libéré suit la conservation normale. Les signaux survivent à la suppression d’un projet pour empêcher le contournement des quotas et sont supprimés avec le compte. Les empreintes de déduplication durent toute la vie du projet pour empêcher une nouvelle tentative de recréer un message ignoré ou expiré.
• Sessions et vérification : les sessions expirent après sept jours sauf renouvellement, et les liens de vérification après une heure. L’expiration empêche l’utilisation de l’identifiant sans effacer immédiatement tous les enregistrements associés.
• Autorisations IA : Les jetons OAuth durent une heure, les jetons de renouvellement jusqu’à 30 jours, avec rotation et session de compte valide requise. Déconnecter supprime consentement et jetons. Les clés API expirent selon la durée choisie et peuvent être révoquées avant. Expiration et déconnexion bloquent les nouveaux accès sans effacer les contenus déjà détenus par l’assistant ni rappeler une réponse en attente.
• Transport des emails : Postal conserve le contenu brut des emails pendant sept jours et les métadonnées pendant 30 jours. Ces journaux de transport sont distincts des boîtes de projet et des sauvegardes.
• Compteurs d’abus des points d’accès publics : Les identifiants basés sur l’IP sont des empreintes avec clé, pas des adresses brutes. Les compteurs expirés peuvent être supprimés après 24 heures. Cela ne concerne pas les enregistrements d’authentification ni les journaux d’hébergement distincts.
• Liste d’attente : utilisés pour l’annonce demandée, puis supprimés à la fin de cette finalité ou au retrait du consentement, sous réserve des preuves nécessaires au respect de votre demande.
• Journaux d’assistance, de sécurité et d’administration : conservés pour traiter la demande, enquêter sur les incidents et attester des modifications du compte ; toute prolongation est limitée à une obligation légale applicable ou à l’établissement ou défense d’un droit.
• Sauvegardes : les sauvegardes peuvent subsister jusqu’à deux ans selon la politique de sauvegarde de l’exploitant. Supprimer un message du service actif ne le supprime pas immédiatement des sauvegardes existantes. L’accès aux sauvegardes doit être limité à la restauration et aux obligations légales applicables ; elles ne servent pas à récupérer sur demande un historique expiré.

Les journaux d’hébergement et l’analyse auto-hébergée ont leurs propres durées de conservation. Contactez-nous pour connaître celles applicables à votre demande. Les informations conservées pour une obligation légale ou un litige sont limitées à cette finalité. Les contenus déjà copiés vers une destination, un membre ou un assistant suivent les règles de conservation de ce destinataire.

8. Sécurité

Les mesures incluent le hachage des mots de passe, la vérification email, l’accès authentifié, les contrôles côté serveur, les limites de requêtes et la vérification des destinations. L’accès administrateur est restreint. HTTPS protège les échanges avec le service public.

Les messages doivent être lisibles par le service pour les afficher et envoyer les notifications demandées ; mailcontact n’est pas une messagerie chiffrée de bout en bout. Aucun système ne garantit une sécurité absolue. Gardez vos identifiants privés et signalez tout incident suspect à Afficher l’adresse email.

9. Vos droits sur vos données

Selon le traitement et le droit applicable, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation ou la portabilité de vos données, vous opposer au traitement fondé sur l’intérêt légitime et retirer votre consentement sans affecter les traitements antérieurs licites. Le droit français prévoit aussi des directives concernant les données après le décès.

Envoyez une requête vers Afficher l’adresse email ou notre siège social. Précisez le compte ou projet concerné et le droit à exercer. En cas de doute raisonnable, nous pouvons demander des informations proportionnées pour vérifier l’identité ; n’envoyez aucun justificatif sans nécessité et demande préalable.

Nous répondons normalement sous un mois. Une demande complexe peut prolonger ce délai de deux mois, avec explication dans le premier mois. Les demandes sur une boîte client peuvent devoir être traitées par lui, avec notre assistance.

Vous pouvez déposer une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) ou l’autorité de contrôle locale compétente. Nous n’utilisons pas de décisions exclusivement automatisées produisant des effets juridiques ou similaires significatifs. Les contrôles antispam et de quota peuvent refuser des requêtes ; contactez-nous s’ils semblent bloquer une utilisation légitime.

10. Mises à jour de la politique

Nous mettrons ce document et sa date à jour si les traitements changent. Les modifications importantes seront communiquées par un moyen adapté. Une nouvelle finalité soumise à consentement nécessitera un choix distinct ; publier une politique ne vaut pas consentement.