Accordo sul trattamento dei dati

1. Parti e ambito

Questo accordo integra le condizioni d’uso dove MAXKEN, alle Bureau 3, 34 place du Général de Gaulle, 59800 Lille, France, tratta i dati personali per il cliente identificato dall’account o dalla sua organizzazione. Il cliente è il titolare o un responsabile autorizzato che agisce per un proprio cliente; MAXKEN è il suo responsabile o sub-responsabile. Queste disposizioni prevalgono sul trattamento dei dati del cliente.

L’amministrazione dell’account, la fatturazione, la sicurezza e l’analisi del sito pubblico sono attività separate svolte come titolare, descritte nella informativa sulla privacy. Questo accordo non certifica né garantisce che ogni utilizzo del cliente sia lecito.

2. Cosa trattiamo e per quanto tempo

• Finalità e operazioni: ricevere, conservare, organizzare, cercare, mostrare ed eliminare i messaggi di progetto; inviare risposte, notifiche e risposte dell’assistente abilitate dal cliente.
• Persone: visitatori del sito, corrispondenti email, clienti, potenziali clienti, contatti dei clienti e membri autorizzati delle caselle.
• Dati: nomi, recapiti, oggetti e contenuti dei messaggi, identificatori delle conversazioni, date e ore, stato di lettura e consegna e campi modulo forniti dal cliente.
• Durata: durante l’uso del servizio, nel rispetto della conservazione del piano, istruzioni di cancellazione e disposizioni di fine servizio sotto. Il trattamento è continuo o ripetuto all’arrivo di messaggi e richieste.

Il servizio è destinato alla normale corrispondenza di contatto e assistenza. Non è progettato per raccogliere categorie particolari di dati, precedenti penali, dati di carte, password o cartelle cliniche regolamentate. Non configurare intenzionalmente tali usi senza una valutazione separata e un accordo scritto adeguato.

3. Istruzioni del cliente

Accordo, impostazioni, richieste e azioni di cancellazione del cliente sono istruzioni documentate. Trattiamo i dati solo secondo tali istruzioni, inclusi i trasferimenti, salvo obblighi del diritto UE o nazionale. Informiamo prima il cliente di tali obblighi, salvo divieto legale. Segnaliamo prontamente istruzioni che riteniamo illecite.

Non vendiamo i messaggi dei clienti né li usiamo per pubblicità o addestramento di modelli IA.

Il cliente stabilisce la base giuridica, informa i corrispondenti, risponde alle loro richieste ed è autorizzato a fornire i dati e nominare responsabili. Controlla moduli, condivisioni, destinatari notifiche e permessi degli assistenti. Altre istruzioni possono essere inviate a Show email address ; modifiche sostanziali al servizio richiedono un accordo separato.

Abilitare Slack, Discord, un webhook o un assistente MCP ci istruisce a trasmettere i dati pertinenti a quel destinatario. Il cliente deve valutare fornitore, diritti di accesso ed eventuali trasferimenti internazionali. La revoca blocca accessi o consegne futuri ove tecnicamente possibile; non ritira trasferimenti completati o risposte già in invio.

4. Riservatezza e sicurezza

Chi è autorizzato ad accedere ai dati del cliente deve essere vincolato alla riservatezza e limitato alle proprie mansioni. Applichiamo misure adeguate al rischio secondo l’articolo 32 GDPR e le rivediamo con l’evoluzione del servizio.

• HTTPS sugli endpoint pubblici, hash delle password e verifica email.
• Accesso autenticato all’area di lavoro, controlli sul server di proprietà e ruolo, e controlli dei permessi per gli strumenti dell’assistente.
• Limiti alle richieste, verifiche delle destinazioni di notifica e registri di audit amministrativi.
• Accesso all’infrastruttura limitato e backup Postal esterni cifrati, con procedure di ripristino.

Queste misure non offrono crittografia end-to-end, consegna email garantita o un livello contrattuale di disponibilità. Restiamo responsabili degli obblighi di sicurezza applicabili.

5. Subresponsabili e trasferimenti

Il cliente autorizza per iscritto in via generale questi fornitori a svolgere i trattamenti descritti, con obblighi equivalenti di protezione dati. MAXKEN resta responsabile dell’operato dei sub-responsabili secondo questo accordo.

• OVH SAS, Francia: hosting dell’applicazione, del database e dell’infrastruttura email. Postal è software gestito su tale infrastruttura, non una società destinataria separata.
• Cloudflare: Proxy HTTPS dell’app, inclusi invii modulo e richieste alle caselle, DNS e CDN per risorse pubbliche; instradamento di email di progetto in entrata e contenuti tramite Email Routing. API e pagine private evitano la cache condivisa.
• Scaleway SAS, Francia: conservazione di backup Postal esterni cifrati.

Il paese del fornitore identifica la società, senza garantire che ogni accesso avvenga lì. Contatti e informazioni privacy dei fornitori sono nella elenco dei fornitori. Su richiesta forniamo informazioni sui soggetti coinvolti, sui luoghi di trattamento e sulle garanzie. Un trasferimento fuori dal SEE richiede una decisione di adeguatezza applicabile o garanzie adeguate ai sensi del capo V del GDPR; questo accordo, da solo, non è un meccanismo di trasferimento.

Diamo almeno 30 giorni di preavviso scritto per aggiungere o sostituire un sub-responsabile. Il cliente può opporsi prima per ragionevoli motivi di protezione dati. Cerchiamo una soluzione; se manca, il trattamento interessato deve terminare prima che il fornitore riceva i dati, con rimborso del servizio prepagato interessato non usato.

I fornitori di notifiche e assistenti scelti dal cliente sono destinatari del cliente. Stripe e Google offrono servizi separati di account o fatturazione; la loro presenza non li autorizza a ricevere i contenuti dei messaggi dei progetti.

6. Richieste, incidenti e assistenza

Tenendo conto del trattamento e delle informazioni disponibili, assistiamo nelle richieste degli interessati, obblighi di sicurezza, valutazioni d’impatto e consultazione preventiva. Le richieste sui contenuti del cliente gli vengono inoltrate; non rispondiamo per suo conto senza istruzioni salvo obblighi di legge.

Dopo aver appreso di una violazione dei dati personali del cliente, lo informiamo senza ingiustificato ritardo. Forniamo le informazioni disponibili sull’incidente, i dati e le persone interessati, i probabili effetti, le misure di mitigazione e un contatto, aggiornandole con l’indagine. Il cliente decide le notifiche ad autorità e interessati; lo assistiamo con le informazioni in nostro possesso.

7. Informazioni e audit

Rendiamo disponibili le informazioni necessarie a dimostrare questi obblighi e consentiamo e supportiamo audit, incluse ispezioni del cliente o del revisore incaricato. Contatta Show email address per concordare modalità proporzionate che proteggano altri clienti, riservatezza e sicurezza. Queste modalità non impediscono audit richiesti dalla legge o da autorità competenti.

8. Restituzione e cancellazione

Al termine del trattamento, il cliente sceglie la restituzione o cancellazione dei dati personali e la cancellazione delle copie esistenti, salvo obblighi di conservazione del diritto UE o nazionale. Chiedi la restituzione prima di eliminare l’account o della scadenza automatica del piano: ti assistiamo con una copia elettronica utilizzabile. Ciò non promette una funzione di esportazione autonoma.

Ai messaggi Free si applicano i 30 giorni di conservazione e il periodo di grazia spiegati nelle politica di conservazione. I registri di trasporto Postal hanno limiti separati: sette giorni per i contenuti e 30 giorni per i metadati. I documenti di fatturazione o reclamo conservati su una diversa base giuridica sono limitati a tale scopo.

Le copie di backup possono restare fino a due anni secondo la politica attuale. Devono essere isolate dall’uso ordinario, limitate al ripristino autorizzato e scadere entro tale massimo. In caso di ripristino, le precedenti istruzioni di cancellazione devono essere riapplicate. Valutiamo le richieste di cancellazione anticipata secondo la legge applicabile; la politica di backup non prevale sui diritti obbligatori di cancellazione.

Terminare l’accesso non rimuove le copie già trasmesse ai destinatari scelti dal cliente. Il cliente gestisce tali copie secondo i propri accordi.